Privacybeleid
Hoe Repertio persoonsgegevens verwerkt, met welke partijen die worden gedeeld en welke rechten u heeft.
Dit privacybeleid beschrijft hoe Repertio persoonsgegevens verwerkt wanneer u onze website bezoekt of gebruikmaakt van onze dienst. Wij verwerken zo min mogelijk gegevens, en alleen waar dat nodig is om de dienst te leveren of de website te laten werken.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
De verwerkingsverantwoordelijke is:
- Repertio, gevestigd in Nederland
- E-mail: hello@repertio.nl
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor een organisatie van deze omvang en aard niet verplicht. U kunt met al uw vragen terecht op hello@repertio.nl.
2. Welke gegevens wij verwerken
Wij verwerken de volgende categorieën gegevens:
- Gegevens die u zelf aan ons verstrekt: uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht wanneer u contact met ons opneemt of een abonnement afsluit.
- Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de dienst: het webadres van uw bedrijf, uw sector, uw werkgebied en de zoekvragen die wij namens u aan AI-antwoordsystemen stellen.
- Facturatiegegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en betaalgegevens.
- Technische gegevens die uw browser automatisch meestuurt: IP-adres, browsertype, apparaattype, en de pagina's die u op onze site bekijkt. Verstuurt u het aanmeldformulier, dan noteren wij daarbij ook de website waarvandaan u bij ons terechtkwam. Dat doen wij om te zien welke bronnen bezoekers naar ons toe leiden, en om onze eigen dienst aan onszelf te kunnen aantonen.
Wij verzamelen bewust geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, geloofsovertuiging of politieke voorkeur. Wij vragen u die ook niet aan ons te verstrekken.
3. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken en op welke grondslag
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Uitvoeren van het abonnement: meten, optimaliseren en maandelijks rapporteren | Contactgegevens, bedrijfsgegevens, websitegegevens | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Beantwoorden van uw vraag of offerteaanvraag | Naam, e-mailadres, inhoud van het bericht | Uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b of f AVG) |
| Facturatie en administratie | Bedrijfs- en betaalgegevens | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) |
| Meten hoe onze website wordt gebruikt | IP-adres, surfgedrag via Google Analytics | Uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) |
| Beveiligen van de website tegen misbruik en overbelasting | IP-adres, logbestanden | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) |
4. Cookies en vergelijkbare technieken
Onze website plaatst analytische cookies van Google Analytics. Die worden pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via de melding die bij uw eerste bezoek verschijnt. Zolang u geen toestemming geeft, worden deze cookies niet geplaatst en wordt Google Analytics niet geladen.
Daarnaast gebruiken wij lokale opslag in uw browser om uw taalkeuze en uw cookiekeuze te onthouden. Dat is functioneel en daarvoor is geen toestemming vereist. In ons cookiebeleid staat precies welke cookies en opslag wij gebruiken en hoe u uw keuze kunt wijzigen.
5. Met wie wij uw gegevens delen
Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met partijen die er hun eigen reclame op baseren. Wij schakelen wel de volgende partijen in:
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Cloud86 B.V. | hosting van de website en e-mail | Nederland |
| Google Ireland Limited | Google Analytics, alleen na uw toestemming | Ierland, met doorgifte naar de Verenigde Staten |
| Aanbieders van AI-antwoordsystemen | uitvoeren van de metingen voor uw abonnement | onder meer de Verenigde Staten |
Voor de uitvoering van de dienst stellen wij vragen aan AI-antwoordsystemen van derden, waaronder ChatGPT van OpenAI, Claude van Anthropic, Perplexity en Google AI Overviews. Bij die vragen wordt in de regel alleen uw bedrijfsnaam en uw sector gebruikt. Wij nemen daarin geen persoonsgegevens van uw medewerkers of klanten op.
Met partijen die voor ons als verwerker optreden sluiten wij een verwerkersovereenkomst, waarin is vastgelegd dat zij uw gegevens alleen in onze opdracht gebruiken.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Een deel van de hierboven genoemde partijen is gevestigd in de Verenigde Staten of geeft gegevens daarheen door. Die doorgifte vindt plaats op grond van het EU-VS-dataprivacyraamwerk, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen, of op grond van de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen.
Wilt u dat uw gegevens de Europese Economische Ruimte niet verlaten, geef dan geen toestemming voor analytische cookies en laat het ons weten via hello@repertio.nl, dan bespreken wij wat binnen de dienst mogelijk is.
7. Hoe lang wij uw gegevens bewaren
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactverzoeken zonder vervolg | 12 maanden na het laatste contact |
| Klantgegevens en rapportages | gedurende de looptijd van het abonnement en daarna 24 maanden |
| Facturen en administratie | 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht |
| Logbestanden van de webserver | maximaal 12 maanden |
| Google Analytics | 14 maanden |
8. Hoe wij uw gegevens beveiligen
De website is uitsluitend bereikbaar via een versleutelde verbinding. Toegang tot klantgegevens is beperkt tot de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van de dienst. Onze hosting bevindt zich in een datacentrum in Nederland.
Ontdekt u een kwetsbaarheid in onze systemen, meld die dan bij hello@repertio.nl. Wij reageren binnen vijf werkdagen en maken die melding niet openbaar zonder overleg met u.
9. Welke rechten u heeft
U heeft op grond van de AVG het recht om:
- in te zien welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- uw gegevens te laten verwijderen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang;
- uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten overdragen;
- een eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.
U kunt een verzoek indienen via hello@repertio.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.
10. Klacht indienen
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan zoeken wij samen een oplossing. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Wijzigingen in dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij een nieuwe dienst of een nieuwe leverancier in gebruik nemen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de versiedatum onderaan. Bij ingrijpende wijzigingen die u als klant raken, informeren wij u per e-mail.